Privacy Policy

La presente Informativa descrive come vengono trattati i dati personali nell’ambito del sito e della Piattaforma IncassaOra, compresi i form di contatto, la registrazione, la pre-valutazione, l’onboarding, l’istruttoria e la gestione delle richieste relative alla cessione di crediti commerciali.

IncassaOra è destinata esclusivamente a imprese e professionisti. Il GDPR non si applica ai dati riferiti esclusivamente a una persona giuridica, ma si applica ai dati personali di imprenditori individuali, professionisti, legali rappresentanti, titolari effettivi, soci, amministratori, dipendenti, referenti, garanti, debitori persone fisiche e di ogni altra persona identificata o identificabile.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

FX12 S.r.l.

C.F. e P.IVA 09528731210 R.E.A. Napoli n. 1039449 Sede: Via dei Mille 16, 80121 Napoli (NA) E-mail: desk@fx12.it PEC: fx12@pec.it

Per richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile utilizzare i recapiti sopra indicati, specificando nell’oggetto “Privacy IncassaOra”.

2. Ruolo della piattaforma Athena

La Piattaforma IncassaOra utilizza la tecnologia Athena fornita da Viceversa S.r.l.

Viceversa S.r.l. tratta i dati personali per conto di FX12, secondo le istruzioni documentate di FX12 e in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, limitatamente alle attività disciplinate dal relativo accordo sul trattamento dei dati.

Le persone che operano per Viceversa/Athena agiscono come soggetti autorizzati dalla rispettiva organizzazione. Gli eventuali ulteriori fornitori tecnici utilizzati da Viceversa operano come sub-responsabili, quando ne ricorrono i presupposti.

3. Quali dati trattiamo

In relazione al servizio richiesto possiamo trattare le seguenti categorie di dati:

• dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, ruolo aziendale, telefono, e-mail e indirizzo;
• dati relativi all’impresa, quando permettono di identificare persone fisiche, compresi ditta individuale, cariche, partecipazioni, assetto proprietario e poteri di rappresentanza;
• dati del legale rappresentante, dei soci rilevanti, degli amministratori, dei procuratori e del titolare effettivo;
• documenti di identità, codici fiscali, firme e documentazione necessaria all’identificazione;
• dati amministrativi, contabili, fiscali, economici e finanziari;
• bilanci, dichiarazioni fiscali, estratti, informazioni sui conti e movimenti bancari, esclusivamente quando legittimamente acquisiti;
• dati relativi a fatture, crediti commerciali, contratti, ordini, consegne, pagamenti, contestazioni, note di credito e Debitori Ceduti;
• informazioni provenienti da registri pubblici, Camere di commercio e fornitori di informazioni commerciali;
• informazioni necessarie alla prevenzione di frodi, abusi, riciclaggio e finanziamento del terrorismo, nei limiti consentiti dalla legge;
• esiti di verifiche, indicatori, rating, score e valutazioni di rischio;
• dati di accesso e utilizzo della Piattaforma, come data e ora, eventi compiuti, documenti visualizzati o accettati, log di sicurezza, dispositivo e indirizzo IP quando necessario;
• comunicazioni inviate all’assistenza, reclami e richieste;
• preferenze relative alle comunicazioni commerciali;
• dati raccolti tramite cookie e strumenti analoghi, secondo quanto descritto nella Cookie Policy.

Non chiediamo di comunicare categorie particolari di dati personali, come dati relativi alla salute, alle opinioni politiche o alle convinzioni religiose, salvo che ciò sia strettamente necessario e consentito dalla legge. L’Utente deve evitare di caricare dati non pertinenti o documenti contenenti informazioni eccedenti.

4. Da quali fonti otteniamo i dati

I dati possono essere ottenuti:

• direttamente dall’interessato;
• dall’impresa o dal professionista che utilizza IncassaOra;
• dal legale rappresentante, procuratore o referente dell’impresa;
• da documenti e informazioni caricati nella Piattaforma;
• da registri pubblici, Registro delle Imprese, Camere di commercio, albi, elenchi e fonti pubblicamente accessibili;
• da fornitori di informazioni commerciali e servizi di verifica indicati nella Piattaforma o nei documenti della pratica;
• dal Cessionario, dal Servicer e dagli altri soggetti coinvolti nella specifica operazione;
• dal Debitore Ceduto, quando viene contattato per verificare il Credito o gestire l’operazione;
• da un prestatore autorizzato di servizi di informazione sui conti, esclusivamente dopo l’autorizzazione prestata dall’Utente nel relativo flusso;
• dalla Centrale dei Rischi della Banca d’Italia, esclusivamente attraverso una richiesta o delega specifica e valida;
• dall’Agenzia delle Entrate o da altri servizi fiscali, esclusivamente attraverso la delega o autorizzazione richiesta dal canale utilizzato;
• da Autorità e soggetti tenuti a comunicare i dati in base alla legge.

Quando i dati non sono raccolti direttamente dall’interessato, la presente Informativa viene resa ai sensi dell’art. 14 GDPR, nei tempi e con le eventuali eccezioni previste dalla normativa.

5. Finalità e basi giuridiche

5.1 Gestione dei contatti e delle richieste

Trattiamo i dati per:

• rispondere alle richieste inviate tramite il sito;
• ricontattare l’interessato;
• fornire informazioni sul servizio;
• organizzare un appuntamento o una prima valutazione.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e, per i dati dei referenti aziendali, legittimo interesse di FX12 a gestire i rapporti professionali.

5.2 Registrazione e gestione dell’Account

Trattiamo i dati per:

• creare e amministrare l’Account;
• verificare identità, poteri e riferibilità dell’Account all’impresa;
• consentire l’accesso all’Area Riservata;
• mettere a disposizione documenti e comunicazioni;
• fornire assistenza tecnica e operativa;
• registrare accettazioni, dichiarazioni e attività effettuate.

Base giuridica: esecuzione dei Termini e Condizioni e delle misure precontrattuali richieste dall’Utente.

5.3 Pre-valutazione, istruttoria e verifica dell’impresa

Trattiamo i dati per:

• verificare requisiti, completezza e coerenza delle informazioni;
• svolgere controlli sull’impresa, sui suoi esponenti e sui titolari effettivi;
• acquisire visure, bilanci e informazioni economiche o commerciali;
• analizzare affidabilità, sostenibilità e rischio dell’operazione;
• predisporre indicatori, score e risultati di supporto;
• prevenire errori, duplicazioni, abusi e tentativi di frode;
• decidere se proseguire con l’istruttoria o formulare una proposta non vincolante.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’Utente; legittimo interesse di FX12 e dei soggetti coinvolti a valutare le operazioni, prevenire frodi, proteggere i sistemi e tutelare i propri diritti.

Il legittimo interesse viene perseguito limitando le verifiche ai dati pertinenti e alle fonti legittimamente utilizzabili, tenendo conto dei diritti e delle ragionevoli aspettative degli interessati.

5.4 Valutazione e gestione dei Crediti

Trattiamo i dati per:

• verificare esistenza, origine, titolarità, esigibilità e cedibilità del Credito;
• controllare fatture, contratti, ordini, consegne e pagamenti;
• verificare eventuali contestazioni, compensazioni, vincoli o precedenti cessioni;
• contattare il Debitore Ceduto nei limiti necessari alla verifica e alla gestione del Credito;
• predisporre la proposta economica e i Documenti dell’Operazione;
• perfezionare, amministrare e monitorare la cessione;
• gestire incassi, rettifiche, contestazioni e reclami.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali; legittimo interesse a verificare e gestire correttamente l’operazione; adempimento di obblighi legali applicabili.

5.5 Identificazione, KYC e antiriciclaggio

I dati possono essere raccolti e comunicati al Cessionario, al Servicer o al diverso soggetto che svolge formalmente l’adeguata verifica per:

• identificare cliente, rappresentante e titolare effettivo;
• verificare poteri, assetto proprietario e informazioni richieste;
• effettuare controlli previsti dalla normativa antiriciclaggio;
• adempiere agli obblighi di conservazione, controllo e astensione applicabili.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali del soggetto obbligato e, per le attività di raccolta e trasmissione svolte da FX12, esecuzione delle misure necessarie alla richiesta dell’Utente e legittimo interesse al corretto svolgimento dell’operazione.

L’identità del soggetto che svolge formalmente l’adeguata verifica viene indicata nella Piattaforma o nei Documenti dell’Operazione.

5.6 Open Banking

Quando l’Utente sceglie di collegare uno o più conti:

• viene reindirizzato al prestatore autorizzato del servizio di informazione sui conti indicato nella Piattaforma;
• seleziona i conti e presta al provider il consenso esplicito richiesto per l’accesso;
• FX12 non richiede e non conserva le credenziali bancarie dell’Utente;
• FX12 riceve esclusivamente i dati messi a disposizione attraverso il servizio autorizzato e necessari alla finalità comunicata.

Base giuridica del provider Open Banking: consenso esplicito prestato dall’Utente nel flusso del provider e normativa applicabile ai servizi di pagamento.

Base giuridica del successivo trattamento effettuato da FX12: esecuzione delle misure precontrattuali richieste dall’Utente e legittimo interesse a valutare l’operazione e prevenire frodi, nei limiti descritti nella presente Informativa.

Il mancato collegamento dei conti impedisce esclusivamente l’utilizzo del percorso o della funzione che richiede tali dati. L’eventuale disponibilità di un percorso alternativo viene indicata nella Piattaforma.

5.7 Centrale dei Rischi e dati fiscali

L’acquisizione di dati dalla Centrale dei Rischi della Banca d’Italia non avviene attraverso il consenso Open Banking. Quando necessaria, richiede una specifica richiesta o delega valida.

Anche l’accesso al cassetto fiscale o ad altri dati dell’Agenzia delle Entrate richiede una delega o autorizzazione separata secondo il canale utilizzato.

Base giuridica: esecuzione della richiesta e delle misure precontrattuali attivate dall’Utente, nonché la specifica delega o autorizzazione richiesta per l’accesso alla fonte.

5.8 Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti

Trattiamo i dati per:

• proteggere Account, sistemi, dati e documenti;
• impedire accessi abusivi e attività fraudolente;
• registrare eventi e produrre evidenze tecniche;
• gestire incidenti di sicurezza;
• accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziale o stragiudiziale;
• rispondere ad Autorità e soggetti legittimati.

Base giuridica: legittimo interesse di FX12 e dei soggetti coinvolti alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti; adempimento di obblighi legali.

5.9 Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e normativi

Trattiamo i dati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dalla normativa fiscale e contabile, da ordini delle Autorità e dalle disposizioni applicabili alle operazioni.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali.

5.10 Comunicazioni commerciali

Soltanto con il consenso facoltativo dell’interessato, FX12 può utilizzare l’indirizzo e-mail per inviare comunicazioni commerciali, aggiornamenti e informazioni sui servizi IncassaOra.

Base giuridica: consenso.

Il consenso:

• è facoltativo;
• non condiziona l’invio della richiesta, la registrazione o la valutazione della pratica;
• può essere revocato in qualsiasi momento tramite il link presente nelle comunicazioni o scrivendo a desk@fx12.it;
• non autorizza la comunicazione dei dati a terzi per loro autonome attività di marketing.

FX12 non effettua profilazione commerciale né comunica i dati a partner per loro finalità promozionali senza una specifica informativa e, quando necessario, un consenso separato.

6. Conferimento dei dati

I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta, creare l’Account, verificare identità e poteri o eseguire la specifica valutazione. In mancanza, FX12 potrebbe non poter rispondere, aprire l’Account, completare l’istruttoria o proseguire con l’operazione.

Il conferimento dei dati per marketing è sempre facoltativo e il rifiuto non produce conseguenze sul servizio.

Il collegamento Open Banking è facoltativo, salvo che venga indicato come requisito necessario per uno specifico percorso di valutazione. In tale caso, il mancato collegamento può impedire la prosecuzione attraverso quel percorso, senza incidere sulle eventuali funzioni che non richiedono i dati bancari.

7. Automazione, intelligenza artificiale, rating e scoring

La tecnologia Athena supporta l’onboarding, il pre-scoring e l’underwriting, raccoglie e organizza i dati necessari alla pratica e genera output di scoring basati sui modelli di rischio definiti da FX12. Nell’ambito della propria Istruttoria, FX12 utilizza inoltre strumenti di automazione e intelligenza artificiale per:

• confrontare e riconciliare le informazioni disponibili;
• verificare completezza e coerenza dei dati;
• individuare discordanze, anomalie e possibili indicatori di frode;
• elaborare rating, score e altri indicatori relativi all’impresa, al Debitore, al Credito e all’operazione;
• supportare l’analisi svolta dal personale incaricato.

In funzione della pratica, vengono considerati dati societari, economici, contabili, finanziari e fiscali, andamento dei pagamenti, caratteristiche e documentazione del Credito, dati provenienti da fonti pubbliche o commerciali, report Athena/Cerved e dati bancari acquisiti tramite Open Banking. La logica generale consiste nel confrontare le informazioni dichiarate con quelle documentate o acquisite, applicare regole e modelli di rischio definiti da FX12 e sintetizzare il risultato in rating, score, segnalazioni o indicatori.

Questi risultati possono incidere sulla priorità e sul livello di approfondimento della pratica, sulla prosecuzione dell’Istruttoria e sulle condizioni eventualmente proposte. Non costituiscono un’approvazione dell’operazione e non determinano da soli la conclusione del contratto o l’acquisto del Credito. La decisione finale sull’operazione è di esclusiva competenza di FX12 ed è assunta da personale incaricato nell’ambito della complessiva valutazione creditizia.

L’interessato può segnalare dati inesatti, fornire elementi aggiuntivi e chiedere chiarimenti o una nuova verifica scrivendo a desk@fx12.it.

8. Destinatari dei dati

Nei limiti necessari alle finalità sopra indicate, i dati possono essere comunicati a:

• Viceversa S.r.l., fornitore della piattaforma Athena e responsabile del trattamento per conto di FX12;
• fornitori di hosting, infrastruttura, manutenzione, assistenza, e-mail, CRM, firma elettronica, conservazione, sicurezza e servizi documentali;
• fornitori di informazioni commerciali, visure, verifiche e prevenzione frodi;
• prestatore autorizzato Open Banking scelto per il collegamento dei conti;
• Cessionario indicato nella proposta e nei Documenti dell’Operazione;
• Servicer incaricato della gestione, dell’incasso o del recupero del Credito;
• soggetto formalmente incaricato dell’adeguata verifica e degli adempimenti antiriciclaggio;
• banche, prestatori di servizi di pagamento e soggetti coinvolti nei flussi di pagamento;
• consulenti legali, fiscali, contabili, revisori e altri professionisti vincolati alla riservatezza;
• Autorità pubbliche, giudiziarie, fiscali, di vigilanza e di polizia, quando previsto dalla legge.

I responsabili del trattamento operano secondo istruzioni documentate e sono vincolati da un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Il Cessionario, il Servicer, il prestatore Open Banking e altri soggetti che determinano autonomamente finalità e mezzi del trattamento operano come titolari autonomi per le attività di rispettiva competenza. La loro identità e le relative informative vengono rese disponibili nella Piattaforma o nei Documenti dell’Operazione prima della comunicazione dei dati, quando richiesto.

I dati non vengono diffusi, salvo che la pubblicazione o comunicazione sia prevista dalla legge o necessaria nell’ambito della specifica operazione.

9. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

In base all’accordo sul trattamento dei dati sottoscritto con Viceversa, i dati gestiti tramite Athena sono conservati e trattati nello Spazio Economico Europeo.

Qualora un fornitore comporti il trasferimento o l’accesso ai dati da un Paese esterno allo Spazio Economico Europeo, il trattamento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di un’altra garanzia prevista dalla normativa.

Ulteriori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste a desk@fx12.it.

10. Tempi di conservazione

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

• richieste di contatto che non danno seguito a un Account o a una pratica: fino a 12 mesi dall’ultima interazione;
• Account attivo: per tutta la durata dell’Account;
• pratica incompleta, ritirata o non approvata: normalmente fino a 24 mesi dalla chiusura, salvo necessità di prevenzione frodi, contestazioni o obblighi legali;
• dati e documenti relativi a contratti e operazioni concluse: per la durata del rapporto e per 10 anni dalla sua conclusione, salvo contenzioso o termini più lunghi previsti dalla legge;
• registrazioni di accettazioni, deleghe, firme e documenti contrattuali: per il periodo necessario a provare il rapporto e adempiere agli obblighi applicabili;
• dati Open Banking ricevuti da FX12 e associati a una pratica non conclusa: normalmente fino a 24 mesi dalla chiusura della valutazione, salvo revoca, contestazioni o diversa necessità documentata;
• documentazione KYC/AML: per i tempi previsti dalla normativa applicabile e secondo il ruolo del soggetto obbligato;
• log tecnici e di sicurezza: normalmente fino a 12 mesi, salvo incidenti, indagini, necessità di tutela o obblighi specifici;
• dati utilizzati per comunicazioni commerciali: fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione significativa, salva richiesta di rinnovo;
• cookie e identificatori online: per i tempi indicati nella Cookie Policy.

Alla scadenza, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati con accesso limitato quando necessario per adempiere a un obbligo legale o tutelare un diritto.

11. Sicurezza

FX12 e i responsabili incaricati adottano misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, comprese, secondo il contesto, gestione degli accessi, autenticazione, cifratura, registrazione degli eventi, backup, monitoraggio, procedure di gestione degli incidenti e controlli sui fornitori.

L’Utente deve proteggere le proprie credenziali, non condividerle con soggetti non autorizzati e informare tempestivamente FX12 in caso di sospetto accesso abusivo.

12. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento;
• accedere ai dati e riceverne una copia;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli a un altro titolare, quando applicabile;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare i trattamenti già effettuati;
• chiedere l’intervento umano e contestare una decisione esclusivamente automatizzata, quando applicabile.

Le richieste possono essere inviate a:

E-mail: desk@fx12.it PEC: fx12@pec.it Oggetto consigliato: “Esercizio diritti privacy IncassaOra”

FX12 può chiedere le informazioni strettamente necessarie a verificare l’identità del richiedente.

Quando la richiesta riguarda un trattamento svolto autonomamente dal Cessionario, dal Servicer, dal prestatore Open Banking o da un altro titolare, FX12 comunica i recapiti del soggetto competente o trasmette la richiesta quando possibile.

13. Reclamo al Garante

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità pubblicate sul sito:

https://www.garanteprivacy.it/

Resta salvo il diritto di rivolgersi all’autorità giudiziaria.

14. Dati di altre persone

Chi comunica a FX12 dati relativi a legali rappresentanti, soci, titolari effettivi, dipendenti, referenti, garanti, Debitori o altre persone deve:

• essere legittimato alla comunicazione;
• trasmettere soltanto dati pertinenti e necessari;
• assicurarsi che i dati siano corretti;
• informare gli interessati del trattamento, quando richiesto e per quanto di propria competenza.

FX12 rende la presente Informativa anche ai sensi dell’art. 14 GDPR per i dati ottenuti indirettamente, salvo le eccezioni previste dalla normativa.

15. Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici e, soltanto dopo la scelta dell’Utente, eventuali cookie analitici non necessari o di marketing.

Informazioni dettagliate su strumenti, fornitori, durata e modalità di modifica delle preferenze sono contenute nella Cookie Policy.

Il rifiuto dei cookie non necessari non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali del sito.

16. Modifiche dell’Informativa

FX12 può aggiornare la presente Informativa per modifiche normative, organizzative o tecniche.

La versione aggiornata viene pubblicata sul sito con l’indicazione della data. In caso di modifiche rilevanti, FX12 informa gli Utenti attraverso la Piattaforma o i recapiti disponibili.